4.1 Introducción
En
este apartado del trabajo lo que pretendemos es definir la comunicación
conceptualmente, junto con sus procesos, tipos de comunicación y redes.
Otro punto importante del marco teorico es la comunicación digital y
las herramientas digitales.
Aparte
de poder ver la importancia de la comunicación en la empresa hemos
podido elaborar i aplicar estos conceptos a nuestra empresa en nuestra
elaboración práctica y sacar unas conclusiones bastante claras y
objetivas.
4.2 Marco Teórico
4.2.1 Definición de comunicación
La comunicación
es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una
conexión en un momento y espacio determinados para transmitir,
intercambiar o compartir ideas, información o significados que son
comprensibles para ambos. Es decir, que cada vez que nos comunicamos con
nuestros familiares, amigos, compañeros de trabajo, socios, clientes,
etc., lo que hacemos es establecer una conexión con ellos con el fin de
dar, recibir o intercambiar ideas, información o algún significado.
Los elementos básicos para conseguir una comunicación efectiva son :
- Emisor, persona que emite el mensaje o información.
- Receptor, persona o personas que reciben el mensaje.
- Mensaje, información que transmite lo que se quiere decir.
- Canal, medio o via utilizado para transmitir el mensaje.
- Código,
conjunto de signos y reglas necesarios para la elaboración del mensaje
tanto el emisor como el receptor han de conocer estas reglas de
codificación y descodificación.
4.2.2 Proceso de comunicación
En
el proceso de comunicación hay dos partes que están involucradas, un
emisor y un receptor. Se requieren ocho pasos, sin importar si las dos
partes hablan, usan señales manuales o se sirven de otro medio de
comunicación; tres de esos pasos corresponden al emisor y los restantes
al receptor.
Se requieren ocho pasos para realizar el Proceso de Comunicación:
1. Desarrollo de una idea.- En este primer paso se ha de reflexionar y desarrollar la idea que se desea transmitir con determinada intención.
2. Codificación.- Consiste en codificar o cifrar el mensaje, es decir, ponerlo en un código común para emisor y receptor. En este momento se elige también el tipo de lenguaje que se utilizará: oral, escrito, gráfico, mímico, etc. y el formato específico: oficio, circular, memorándum, póster, folleto, llamada telefónica, dibujo, video, etc.
3. Transmisión.-
Una vez desarrollado y elaborado el mensaje, se transmite en el
lenguaje, formato y código seleccionado, enviándolo a través de un Canal
adecuado que no tenga barreras y previniendo o controlando las interferencias.
4. Recepción.-
El paso anterior permite a otra persona recibir el mensaje a través de
un Canal de recepción; los canales naturales de recepción son los
órganos de los sentidos: vista, oído, olfato, tacto y gusto.
5. Descifrado o Decodificación.-
En este paso del proceso el receptor descifra el mensaje, lo decodifica
e interpreta, logrando crear o más bien reconstruir una idea del
mensaje. Si esa idea es equivalente a lo que transmitió el emisor se
puede lograr la comprensión del mismo.
6. Aceptación.-
Una vez que el mensaje ha sido recibido, descifrado e interpretado,
entonces viene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo, lo cual
constituye el sexto paso. Si el mensaje es aceptado, entonces se logra
el efecto deseado y el verdadero establecimiento de la comunicación.
7. Uso.-
Este es el paso decisivo de acción, la reacción que se logra en el
receptor y el uso que él le da a la información contenida en el mensaje
recibido.
4.2.3 Tipos de comunicación
Los
tipos de comunicación se pueden clasificar en dos grandes grupos:
comunicación lingüística y comunicación no lingüística. Dentro de estos
grandes grupos encontramos subgrupos:
Comunicación Lingüística
a) Comunicación verbal
También
llamada diálogo, representa una conversación recíproca entre dos
participantes. Depende de la lengua humana y se lleva a cabo cuando el
código utilizado es lingüístico oral.
b) Comunicación escrita
También
depende de la lengua humana y se lleva a cabo cuando el código empleado
es lingüístico escrito. En este caso, el lenguaje humano puede ser
descrito como un sistema de símbolos y reglas de la gramática por los
parámetros de que los símbolos son manipulados.
Comunicación No Lingüística
c) Comunicación gestual
En
este caso la comunicación se realiza mediante el intercambio de
mensajes sin palabras que se transmiten a través de expresiones
faciales, contacto visual, gestos, posturas o el lenguaje corporal. Se
lleva a cabo cuando el código utilizado es no lingüístico gestual y no
necesita del lenguaje.
d) Comunicación visual
Este
tipo de comunicación se realiza a través de ayudas visuales. Este
método de transmisión de ideas y la información se relacionan
principalmente con imágenes que incluyen signos, tipografía, dibujo,
diseño gráfico, ilustración, el color y los recursos electrónicos. Se
lleva a cabo cuando el código empleado es no lingüístico y se transmite a
través de la vista. Las formas más comunes para presentar la
información visual son de vídeo y televisión.
e) Comunicación acústica
e) Comunicación acústica
Se
transmite mediante el oído, es decir, el receptor debe escuchar la
señal para recibir y entender el mensaje. En el código no lingüístico
auditivo, la señal es más universal y no incluye palabras ni nada
lingüístico ni tampoco elementos visuales.
En el ámbito empresarial, aparte de la comunicación lingüística y no lingüística encontramos otros tipos de comunicación:
En el ámbito empresarial, aparte de la comunicación lingüística y no lingüística encontramos otros tipos de comunicación:
Comunicación organizacional
Consiste
en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja
organización. Este proceso puede ser interno o externo. En el caso de
las empresas, la comunicación distingue tres sistemas:
- Operacionales.
- Reglamentarios.
- Mantenimiento.
1. Comunicación vertical
- Comunicación descendente: se lleva a cabo cuando se transmite información desde las posiciones jerárquicas superiores hacia las inferiores. El objetivo es mantener informados a los colaboradores de todos aquellos aspectos que son necesarios para el desarrollo perfecto de su objetivo.
- Comunicación ascendente: se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus administradores o a otros que ocupan puestos más altos de la organización.
2. Comunicación horizontal:
La
comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de
un mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de
forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar
la estructura organizativa. Este tipo de información se puede obtener a
través de juntas, informes, asambleas, etc.
4.2.4 Redes de comunicación
Las
redes de la comunicación definen los canales por los que pasa la
información. Las redes formales son generalmente verticales, siguiendo
la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones y con las
tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son
rígidas con su dirección, se pueden saltar niveles de autoridad y
seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de
la organización, por ejemplo los rumores.
Una red formal se puede presentar de tres formas:
- La cadena sigue rígidamente la cadena formal de las órdenes. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.
- La
rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para
todas las comunicaciones del grupo, facilita la aparición de un líder,
es rápida y de alta precisión.
- Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que urge líderes.
En cuanto a las redes de comunicación informal son aquellas que nacen espontáneamente de las relaciones que establecen las personas por sus afinidades.
El fin de esta red es satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes ayudan a los trabajadores a crecer y desenvolverse mejor en su entorno laboral. Representa un efecto positivo para la empresa, aunque a veces pueden tener efectos negativos que absorben en exceso el interés de los empleados.
Los tipos de comunicaciones informales son las siguientes:
- La información es transmitida hasta llegar a la última persona posible.
- Algunas personas a las cuales llega la información no la transmiten, cortándose la transmisión.
-
La información se transmite sin orden y puede no llegar a todo el
mundo. Depende de la relación entre los trabajadores y de la importancia
que se puede dar a esta información.
- Una persona se encarga de informar a las demás.
Sirven para realizar actividades extralaborales, tal como: culturales, de ocio, deportivas que actúan como un factor integrador decisivo.
Sirven para realizar actividades extralaborales, tal como: culturales, de ocio, deportivas que actúan como un factor integrador decisivo.
Las redes de comunicación tienen dos tipos de efectos:
Efectos Positivos.
Aquí es donde surgen sentimientos de colaboración y solidaridad en la
cual el trabajador se siendo en un ambiente laboral agradable, es más
eficiente, consiguiendo así un beneficio positivo para la empresa.
Efectos Negativos. Son la interpretación subjetiva del emisor, quien informará desde su punto de vista o desde sus intereses personales.
·
· Extensión de rumores.
Las difusiones de chismes contra la organización o contra alguno de sus miembros
Las difusiones de chismes contra la organización o contra alguno de sus miembros.
La comunicación digital es la que se transmite a través de símbolos lingüísticos o escritos, y será el vehículo del contenido de la comunicación.
La comunicación analógica vendrá determinada por la conducta no verbal (gestos, simbologías, etc) y será el vehículo de la relación.
4.2.5 Comunicación Digital
La
comunicación digital es un tipo de comunicación muy reciente a nivel
mundial, ya que es a principios del actual siglo XXI cuando aparece.
El
lenguaje que se utiliza en este tipo de comunicación es el digital, que
funciona de similar manera al de otros tipos de comunicación, se
transmite a través de símbolos lingüísticos o escritos y además hace de
vehículo del contenido de la comunicación.
Sus
funciones son transmitir información y definir la relación entre los
comunicantes, lo cual implica una metacomunicación (una comunicación que
habla acerca de la comunicación). Esto nos servirá para ayudar a
entender mejor cuando la comunicación haya sido confusa o ambivalente.
En
la comunicación digital, la palabra es una convención semántica del
lenguaje, no existe correspondencia o relación recíproca entre la
palabra y la cosa que representa, con posibles excepciones en el caso de
palabras onomatopéyicas.
La
civilización se comunica hoy en día de manera digital y es a estas
alturas la mayoría de logros civilizados resultarían inimaginables sin
el desarrollo de un lenguaje digital. Esto asume particular importancia
en lo que concierne a compartir información acerca de los objetos. Sin
embargo, existe un amplio terreno donde se utiliza en forma casi
exclusiva la comunicación analógica, se trata del área de la relación.
Así pues, el aspecto relativo al nivel de contenido en la comunicación
se transmite en forma digital, mientras que el nivel relativo a la
relación es de naturaleza predominantemente analógica.
En
su necesidad de combinar estos dos lenguajes, el ser humano, ya sea
como receptor o como emisor, debe traducir constantemente de uno al
otro. En la comunicación humana la dificultad inherente a traducir
existe en ambos sentidos. No sólo sucede que la traducción del modo
digital al analógico implica una gran pérdida de información, sino que
lo opuesto también resulta sumamente difícil: hablar acerca de una
relación requiere una traducción adecuada del modo analógico de
comunicación al modo digital.
Al
emisor no sólo le resulta difícil verbalizar sus propias comunicaciones
analógicas, sino que, si surge una controversia interpersonal en cuanto
al significado de una comunicación analógica particular, es probable
que cualquiera de los dos participantes introduzca en el proceso de
traducción al modo digital, la clase de digitalización que concuerde con
su imagen de la naturaleza de la relación. El hecho de dar un regalo,
por ejemplo, constituye sin duda una comunicación analógica. Pero según
la "visión" que tenga de su relación con el obsequiador del regalo, el
receptor puede entenderlo como una muestra de afecto, un soborno o una
restitución.
La
psicoterapia se ocupa sin duda de la digitalización correcta y
correctivo de lo analógico; de hecho, el éxito o el fracaso de una
interpretación depende de la capacidad del terapeuta para traducir un
modo al otro y de la disposición del paciente para cambiar su propia
digitalización por otra más adecuada y menos angustiante.
En
la comunicación patológica se observa incongruencias entre lo digital y
lo analógico. Una persona puede estar diciendo (digital) "No estoy
enfadado", y sin embargo, su tono de voz, su expresión facial y sus
gestos expresan auténtica agresividad (analógico).
4.2.6 Herramientas digitales
Dentro
de las herramientas digitales utilizadas en la comunicación digital
cabe destacar una como principal, el internet. El internet se ha
establecido como la mayor red de información y comunicación del momento.
Dentro de la red Internet podemos encontrar varias herramientas para la comunicación como:
· El
correo electrónico o e-mail. Que tiene la función de conectar a la
gente a nivel mundial y que posibilita la comunicación entre estas en un
corto espacio de tiempo aunque haya mucha distancia entre los
individuos que se estén comunicando.
· El usenet, que son foros de discusión en línea a través del uso de boletines electrónicos.
· El LISTSERV. Que crea grupos en línea que utilizan servidores de listas de correo para difundir mensajes.
· Las
redes sociales. Que últimamente se han convertido en una de las
herramientas de internet con más uso para la comunicación debido a que
permite llevar a cabo conversaciones interactivas en vivo.
·
4.3 Aplicación práctica
A partir de nuestro orgranigrama podemos definir los tipos de comunicación que se llevaran en nuesta empresa Todo Bueno S.L.
Comunicación Interna en la empresa:
En
primer lugar, es importante destacar que cada responsable de
departamento realiza una comunicación vertical (flecha roja), la que se
da entre subordinados y superiores, y es de forma descendente y
continua: los superiores informan y aleccionan a los empleados a su
cargo sobre las distintas tareas a realizar. Este tipo de comunicación
se da entre gerente con todo Atrabajador, incluso en el caso que sea
ajeno a su sección y por algún motivo excepcional deba dar órdenes a
otro departamento que no sea el suyo (en este caso hablaríamos de
comunicación diagonal, representada por la flecha verde); salvo con el
resto de gerentes , con los que se da lugar una comunicación horizontal
(flecha azul), esta comunicación horizontal también puede ser dada entre
los trabajadores del nivel mas bajo (flecha azul).
También
puede haber una comunicación vertical descendente (flecha roja) entre
la dirección y los gerentes, si los directivos necesitan algún informe
de la situación o cualquier otra cosa, o ascendiente si los gerentes o
trabajadores necesitan una audiencia con la dirección, en este caso se
hara una petición via e-mail a los administradores para solicitar una
audiencia.
Comunicación externa:
Nuestra
comunicación de cara al cliente se fundamenta mediante una página web,
donde podrán encontrar todos los menus, precios, horarios, fechas
festivas y rutas/mapas para poder llegar a nuestro establecimiento y un
e-mail donde se podrán poner en contacto directamente con la empresa
para poder preguntar cualquier duda que no puedan resolver simplemente
con la información proporcionada en nuestra página web.
4.4 Conclusión
La
comunicación en una empresa es muy importante, en los días actuales, el
uso de herramientas digitales de comunicación ha favorecido enormemente
el proceso, pudiendo transmitir un mismo mensaje a mucha gente de
situación diversa alrededor del mundo en cuestión de minutos. He ahí la
revolución del Internet en la comunicación.
Hemos
visto la aplicación de la comunicación en nuestra empresa. Es
fundamental que también en la comunicación sea jerárquica, sino seria
una organización caótica.
Sin comunicación no habría orden, entonces no se podría controlar el buen funcionamiento de la empresa.
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