6.1 Introducción
A
continuación hemos realizado una definición de que denominamos
formación de los trabajadores en una empresa, los tipos de formación que
se pueden dar según los productos o servicios ofrecidos por la empresa.
Definiremos
también los objetivos de la formación, explicaremos la organización que
se llevará a cabo por una buena formación, las etapas de un plan de
formación y las funciones de servicio de formación.
Para finalizar haremos una aplicación práctica siguiendo los conceptos explicados.
6.2 Marco teórico
6.2.1 Definición, proceso y tipos de formación
Se
entiende por formación a todos aquellos estudios y aprendizajes
encaminados a la inserción, reinserción y actualización laboral, cuyo
objetivo principal es aumentar y adecuar el conocimiento y habilidades
de los actuales y futuros trabajadores a lo largo de toda la vida. Es
decir, es el aprendizaje de las habilidades necesarias para un
determinado trabajo, aprender a saber hacer una determinada tarea.
Debemos
distinguir entre formación teórica que sería cualquier carrera
universitaria, es generalista y no tiene una utilidad práctica concreta
al ser formación general y formación práctica la cual está orientada a
desarrollar una tarea concreta como por ejemplo en los talleres de
empleo donde nos enseñan a hacer una pared, a ser mecánico etc. En ellos
mientras estamos recibiendo formación sobre una materia también
trabajamos en ello por lo que la visión es muy completa.
Debemos distinguir 3 tipos principales de formación laboral:
->Formación Profesional Específica o Inicial:
destinada, en principio, al colectivo de alumnos del sistema escolar
que decide encaminar sus pasos hacia el mundo laboral, cuyo objetivo es
la inserción aboral.
->Formación Profesional Ocupacional (FPO): destinada al colectivo que en ese momento se encuentra desempleado, cuyo objetivo es la reinserción laboral de la persona.
->Formación Profesional Continua (FTE):
destinada al colectivo de trabajadores en activo, cuyo objetivo es la
adquisición de mayores competencias que le permitan una actualización
permanente del trabajador al puesto de trabajo que desempeña u optar a
otro, lo que en definitiva se resume como un aumento de su
empleabilidad.
También
debemos nombrar los tipos de formación presencial y no presencial. La
formación presencial se basa en la asistencia regular a clases
impartidas en un determinado lugar. La
formación no presencial (a distancia): no implica la asistencia a
clases. Antes se basaba en la correspondencia, pero actualmente existe
un nuevo método con muchas más posibilidades: e-learning. Es un sistema
de formación que hace uso de las nuevas tecnologías. La educación Online
utiliza Internet para la transmisión de conocimientos en tiempo real.
El
primer paso del proceso de formación es encontrar las necesidades
(conocimientos, habilidades y aptitudes). El segundo paso es resolver
estas necesidades diseñando una serie de objetivos. El objetivo
principal de la formación en la empresa es la captación y actualización
permanente de las competencias de su personal para permitirle un mayor
desarrollo profesional, y con ello un óptimo desempeño de las
habilidades encomendadas. Los objetivos son:
→objetivos de conocimientos
→objetivos de habilidades
→objetivos de aptitudes
Después
de identificar los objetivos, los intentamos conseguir implantando un
programa de contenidos temáticos que contiene contenidos de
conocimiento, habilidades y aptitudes.
El
siguiente paso es asegurar la eficiencia de la acción formativa, es
necesario la nivelación de los candidatos mediante un análisis de esos
que consta de:
-El perfil de los candidatos que van a recibir la formación.
-El nivel de estudios
-El cargo que ocupa
-La experiencia dentro de la empresa en años
- La edad
En el paso siguiente haremos una evaluación en la que determinaremos previamente: lo que evaluaremos, como lo haremos y el seguimiento de la formación que realizaremos.
Finalmente, para completar el proceso de formación se menciona la temporalización del proyecto y se realiza un presupuesto.
-El perfil de los candidatos que van a recibir la formación.
-El nivel de estudios
-El cargo que ocupa
-La experiencia dentro de la empresa en años
- La edad
En el paso siguiente haremos una evaluación en la que determinaremos previamente: lo que evaluaremos, como lo haremos y el seguimiento de la formación que realizaremos.
Finalmente, para completar el proceso de formación se menciona la temporalización del proyecto y se realiza un presupuesto.
6.2.1 Etapas de un plan de formación y funciones de servicio de formación
Un
plan de formación se realiza para alcanzar una serie de determinados
objetivos y el plan se desarrolla a partir de una serie de etapas. Que
són las siguientes:
- Diagnóstico de necesidades y formulación de los objetivos
- Formular objetivos
- Planificar acciones y actividades formativas
- Presupuestar el Plan de Formación
- Comunicar el Plan de Formación
- Ejecutar acciones y actividades formativas
- Seguimiento de acciones y actividades formativas
- Evaluación del Plan de Formación.
1. Detección de las necesidades
Utilizaremos
un proceso que consistirá en detectar las necesidades siguiendo 6 pasos
y una vez detectadas las clasificaremos por su prioridad respecto a la
empresa, de mayor importancia menor. Los seis pasos son:
I. Identificar los problemas y situaciones a corregir y sus posibles causas.
II. Analizar
en la situación actual, el grado y nivel de desempeño de las distintas
funciones propias de cada puesto, así como las competencias de los
RR.HH.
III. Comparar las situaciones actuales y deseadas para extraer de las diferencias las necesidades de formación y capacitación.
IV. Determinar en qué grado las necesidades se pueden satisfacer con formación.
V. Organizar los grupos de personas en función a la formación qué necesitan, en qué grado y cuándo.
VI. Elaborar los planes para llevar a cabo las acciones y actividades formativas que satisfacen las necesidades detectadas.
2. Formulación de los objetivos
Para
fijar los objetivos se ha de usar como base el documento reporte
resultante del proceso de detección de necesidades. Al igual que en el
caso de las necesidades, los objetivos se tienen que ordenar por orden
de prioridad. No obstante, no solo debemos tener en cuenta su prioridad,
sino también del tipo que son, ya que pueden ser globales o
específicos.
- Objetivos
globales o generales: Expresan el comportamiento y conducta que se
deben aplicar al puesto de trabajo a raíz de la formación.
- Objetivos
específicos: Se refieren a las competencias que es preciso desarrollar o
generar para cumplir los objetivos generales.
3. Planificación de las acciones y actividades formativas.
Las
acciones y actividades formativas se deben planificar en función a los
objetivos formulados en el Plan de Formación, a las características de
las personas a formar, al tiempo y recursos disponibles y otros factores
ambientales o del entorno.
Un
Plan de Formación está estructurado en programas, compuestos a su vez
de diferentes acciones y actividades formativas, agrupados en áreas
concretas como:
I. Formación
e información para el conocimiento de la organización: su cultura y
valores, filosofía empresarial, productos y/o servicios que ofrece, etc.
II. Formación
y capacitación específica para cada puesto de trabajo, establecida por
grupos o niveles: formación para directivos, formación para personal
técnico, para personal administrativo, etc.
III. Programas
de formación para preparación de la promoción interna. Estas acciones
formativas se deben planificar en base a las necesidades que se
desprenden de los planes de carrera, planes de rotación de puestos de
trabajo, etc.
IV. Formación para promover el desarrollo personal.
4. Presupuesto del Plan de Formación
Para
poder presentar el Plan de Formación a la dirección de la empresa es
preciso presupuestarlo antes, ya que en muchos de los casos su
aprobación está estrechamente relacionada con el coste de ejecución y
con las posibilidades de rentabilizar esa inversión.
Así
pues deberemos de cuantificar el coste total del Plan de Formación,
desglosando el coste de cada programa de formación y detallando incluso
el coste de cada una de las acciones y actividades formativas a través
de la relación de todos los costes derivados de las infraestructuras,
recursos humanos y materiales que se precisan para llevarlas a cabo.
Formación, se debe cuantificar:
- Los costes directos:
- Coste de desarrollo de contenidos.
- Coste de aulas.
- Coste de desarrollo de recursos materiales, como medios didácticos, material para alumnos, medios para docentes, etc.
- Remuneraciones a formadores y docentes.
- Actividades de outdoor training.
- Cursos o programas contratados a proveedores externos, ya sean presenciales, a distancia, e-learning o blended learning.
- Los costes indirectos: Ya sean derivados del proceso de detección de necesidades: auditorias, analistas y entrevistadores, desarrollo de instrumentos como encuestas o cuestionarios. O derivados de la impartición de acciones formativas dentro del horario laboral.
- Los costes fijos: Por ejemplo los salarios del personal del departamento de formación, los derivados del mantenimiento de aulas o infraestructuras…
- Costes variables: Ocasionados por la ejecución de la formación.
5. Comunicación y divulgación
La
comunicación y divulgación del Plan de Formación siempre se ha de
llevar a cabo por niveles. Los principales fines que se persiguen son:
1. Implicar
a la dirección sobre todo en el desarrollo de el anuncio de la creación
del Plan de Formación, el proceso de detección de necesidades, la
priorización de las necesidades de formación, la definición de los
distintos programas de formación y de sus acciones y actividades
formativas y verificación de la transferencia de los conocimientos,
habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
2. Seleccionar
a los formadores, Reclutando al personal de la empresa o contratando
externamente a formadores o docentes y a los expertos, técnicos y
analistas que participaran en el Plan de Formación de la empresa.
3. Informar
y motivar al personal a formar para que todos conozcan qué, cómo y por
qué se va a llevar a cabo cada una de las actividades y acciones
formativas, para que cada trabajador sepa en qué parte y de qué modo
participará en el Plan y además se sienta implicado en la estrategia
empresarial.
6. Ejecución
-La
ejecución del Plan de Formación significa llevar a la práctica todo lo
planificado hasta el momento, es decir, coordinar y gestionar alumnos,
docentes y personal de apoyo (tanto internos como externos)
infraestructuras y recursos materiales, actividades y horarios, etc.
VII. Seguimiento y control del Plan de Formación
-El
seguimiento de las acciones y actividades formativas puede realizarse
mediante observación, cuestionarios, entrevistas con formadores y
docentes, debates, etc.
-Para
la revisión y valoración de las acciones y actividades formativas
resulta útil crear un Comité de Seguimiento encargado de monitorizar
cada una de ellas para:
- Evaluar y documentar la calidad en el desempeño de docentes y formadores.
- Velar por la buena marcha de la formación en cuanto a condiciones adecuadas de lugares, equipos, mantenimiento de materiales y recursos, etc.
- Gestionar y controlar los distintos medios y materiales didácticos.
- Llevar el registro de calificaciones, evolución y evaluación del alumnado e ir supervisando la aplicación y transmisión de los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
- Evaluar las necesidades que se van cubriendo y en qué medida, además de descubrir otras nuevas que podrían ser cubiertas ya sea a través de los programas ya previstos, a partir de ciertos ajustes o planificando nuevas acciones y actividades formativas.
- Anticiparse a los posibles obstáculos o problemas que pueden surgir durante la ejecución del Plan de Formación, proponiendo las posibles soluciones.
- Realizar los ajustes que puedan precisarse, no sólo por desviaciones en cuanto al logro de los objetivos formulados, sino por el propio carácter reactivo del Plan de Formación.
- Elaborar los informes y reportes que luego posibilitarán la evaluación y auditoria del plan de formación.
8. Evaluación
El
principal propósito del proceso de evaluación del Plan de Formación es
valorar y comparar los beneficios de la formación y su impacto en el
logro de los objetivos a corto, medio y largo plazo con sus costes
reales, para así poder medir el retorno de la inversión, es decir la
rentabilidad del Plan de Formación. También permite optimizar el proceso
de aprendizaje, con los beneficios que ello supone para futuros Planes
de Formación.
6.3 Aplicación práctica
1. Detención de necesidades
1.1 Necesidad de conocimientos:
Las
necesidades que hemos podido detectar que faltan en nuestra empresa en
el ámbito de conocimiento son: falta de fluidez en el inglés,
dificultades para adaptarse a los programas informáticos de caja y falta
de la cultura gastronómica que identifica a nuestra empresa, la
catalana.
1.2 Necesidad de habilidades:
La
necesidad más grande que se ha detectado y la única preocupante es la
celebración de cursos de cocina para perfeccionar y aprender la técnica
que usamos en todo bueno.
1.3 Necesidades de actitudes
Sería
muy interesante introducir cursos para la motivación del trabajador con
el objetivo de que este se sienta más involucrado con el grupo de
compañeros y con la empresa.
2. Objetivos específicos
2.1 Objetivos de conocimiento:
En lo que concierne al conocimiento, hemos detectado tres necesidades básicas para nuestra empresa qué son las siguientes:
–
Comprensión y expresión inglesa: Los administradores dominamos el
inglés perfectamente, cosa que nos abre puertas al mercado internacional
y enriquece a la empresa pero también es importante considerar que
nuestros gerentes lo dominen también debido a que nuestro negocio está
en una zona muy visitada por extranjeros, si tienen algún problema al
pedir o alguna reclamación que puedan ser atendidos correctamente.
-Cultura
sobre la gastronomía usada en la empresa: Pretendemos que toda nuestra
plantilla de cocineros conozcan nuestra cultura gastronómica para que
puedan realizar las comidas correctamente.
-Conocimientos
informáticos: Es importante que nuestros trabajadores sepan utilizar
los ordenadores y se sientan cómodos y familiarizados con ellos, gracias
a que estos nos permiten mejorar la eficacia y rapidez de nuestras
comandas.
2.2 Objetivos de habilidades:
Introduciremos cursos de cocina para potenciar la técnica y ganar habilidad a la hora de cocinar.
2.3 Objetivos de actitud:
Introduciremos
cursis de motivación para los trabajadores para hacerlos ver que cada
uno de ellos es imprescindible, así lograremos potenciar la calidad del
trabajo y obtener un ambiente de trabajo excelente.
3. Contenidos temáticos:
3.1 Contenidos de conocimientos:
Es
importante el dominio del inglés, conocer la cultura gastronómica de la
empresa y saber trabajar fácilmente con nuestros programas
informáticos.
3.2 Contenidos de habilidades:
Los cursos de cocina tienen la finalidad de incrementar las habilidades técnicas de nuestros cocineros.
3.3 contenidos de actitudes:
Los
cursos para la motivación van encaminados a mejorar la relación laboral
i unificar el equipo de trabajo haciendo sentir a todos los
trabajadores importantes y necesarios.
4. Análisis de los candidatos
IDIOMAS
- Nivel de estudios: El nivel de estudio es como mínimo universitario.
- Cargo que ocupa: Gerentes.
- Experiencia dentro de la empresa: Tienen una antigüedad de 2 años en la empresa.
- Edad: entre 28 y 45 años.
CULTURA SOBRE LA GASTRONOMIA DE LA EMPRESA
- Nivel de estudios: El nivel de estudios es como mínimo bachillerato.
- Cargo que ocupa:: Los gerentes de cocina y todos los cocineros.
- Experiencia dentro de la empresa: Entre 1 y 2 años.
- Edad: Entre 30 y 55 años.
CONOCIMIENTOS INFORMÁTICOS
- Nivel de estudios: El nivel de estudios mínimo es bachillerato.
- cargo que ocupa: Todos los trabajadores de la empresa menos los cocineros.
- Experiencia dentro de la empresa: Muy variada pero desde meses hasta 3 años.
- Edad: entre 20 y 55 años.
CURSOS DE COCINA
- Nivel de estudios: No muy elevado.
- Cargo que ocupa: Todos los cocineros.
- Experiencia dentro de la empresa: de 1 a 2 años.
- Edad: de 25 a 55 años.
CURSOS PARA LA MOTIVACIÓN
- Cargo que ocupa: Trabajadores de todos los ámbitos de la empresa.
- Nivel de estudios: Muy variado
- Experiencia dentro de la empresa: muy variada
- Edad: entre 20 y 60 años
6.4 Conclusión
Ante
la creciente internacionalización de la economía y el reto de la
competitividad que conlleva, la formación de los trabajadores de una
empresa con el fin de aumentar su capacidad y calidad productiva, es un
elemento indispensable en todo tipo de empresas.
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